Indexação

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A indexação de documentos é outro processo fundamental para o perfeito funcionamento de um trabalho de gestão de documentos. Ela consiste no registro dos documentos no sistema Docnet para que seja possível a localização do físico no armazém ou de uma imagem digitalizada no Docnet Online. Este procedimento merece muita atenção e responsabilidade, pois uma informação digitada de forma errada seja ela uma data, um nome, um valor, pode por em risco todos os outros procedimentos realizados.

Cada tipo de documento na indexação tem os seus campos chaves de localização e não há a necessidade de mais do que três a quatro campos registrados, pois quanto maior o número de campos disponíveis para a indexação, maior é a chance de erros.

A Arquivo Express pensando em minimizar riscos, elabora no manual de documentação todos os parâmetros de indexação mais importantes em acordo com o cliente.

A indexação de documentos é controlada pelas etiquetas de ID, o investimento é por unidade indexada independente da quantidade de toques ou ela pode ser inserida nos pacotes de terceirização de arquivos.